個人情報保護を導入し社内に根付かすために

  • 計画や規定、約束ごとを文書化し、
  • 実証の証拠、記録を付け文書に残す

その文書は、いつでも見られる、すぐ出せる、改定があればその履歴記載
バージョン管理

しておく必要がありますが、その為に余分な仕事が増えないよう、システム化して最低限度の労力で出来るようにしておきましょう。

1.EXCELやWordで作った各規定、マニュアル原本の管理

全てのドキュメントに管理番号を付けます。通し番号でも構いません。いくつかのカテゴリーごとに通し番号を付けると分かりやすいです。

例えば

＿＿M　マニュアル、
＿＿規　規定
＿＿記　実施記録
＿＿書　契約書、書式
＿＿報　連絡・通達、報告書
＿＿資　資料、外部資料
＿＿計　計画書

こんな感じです。
ファイル名の頭に番号を持ってきておけば、カテゴリーごとに並べ替えられます。

2.開示用のファイル

そのままファイルを見てもらうのではなく、書類はPDFにして、何らかの表示用ソフトを利用するのがいいと思います。

例えば　ideatreeというソフトを使って

こういう分類ツリーを作ります。書類名をクリックすれば、PDF化された文書が開きます。ダウンロードもできます。

このツールを使えば、何百文書でも分かりやすく開示できます。

＿＿*ideaTreeは有償ソフトですが、1ヶ月間試用できます。リーダーは無償でつかえます

ポイントは

  • 実ホルダー構造とは関係なく論理体系をつくれる
  • もちろん実ホルダーをベースにしておきます。ぜんぶ論理構造にするのは大変です
  • 1ファイルごとのリンクを設定
    　　量が多くなれば、フォルダーごとのリンクにする
  • 大量の写真なども効率的に整理-閲覧できる
  • 共有文書サーバーまたはストレージに設定する