個人情報保護導入、実務進め方 2.社内説明

投稿日 : 2019-08-01 | カテゴリー : 個人情報保護進め方

個人情報保護への取組み　宣言

まず、社長名で　「○○社　個人情報保護への取組み」という文書を作成して、関係者または全社員に周知します。

これは印刷物でもいいですし、電子媒体でもかまいません。電子メール貼付でも構いません。

必要なドキュメントを全員読んで理解した、或いは了承した　という確認(及びエビデンス)は記録して下さい。

配布します。

説明書としては公的機関、個人情報保護委員会が出している「個人情報ハンドブック」があります。
一般社員への説明としてこのような資料を利用します。PDFで配布されているので、そのまま各人へメールで送るかスマホ配布してもいいです。

社員からの質問に答える体制は作ってください。

読んだかどうかのチェックは各人ごとに行います。

個人情報保護取り組みの中心的な規定です。

官公庁、関係機関からひな形が公開されていますので、自社にあうものを利用しましょう。

これも社員各人に読んでいただき、確認を取っておく必要があります。

個人情報保護取り組みには全社員、関係社員の参画・協力が欠かせません。
委員長、事務局の説明に納得いただいた証(あかし)として、
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「個人情報に関する誓約書」を各人ごとにいただく

新入社員であれば、入社説明の段階で説明しておけばいいのですが、今回のように個人情報保護取り組みの一環で行う場合は、注意して進めて下さい。

労働組合、労使協議会がある会社では事前に根回しておいた方がいいでしょう。

パート社員にも適用しますが、派遣社員、契約社員、外注社員の場合は別の書式があります。

EXCELで作った簡単なもので結構です。

全社員用と実際に個人情報実務に携わる社員の特別バージョンも用意します。

簡単なものであっても、これが社員教育台帳、履修履歴として機能します。
PDCサイクル及び内部監査の記録としても重要な意味を持ちます。

個人情報保護 導入、実務進め方 2.社内説明